Manifest là gì? Là một thủ tục đã trở nên quen thuộc và không còn quá xa lạ đối với rất nhiều người trong các hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển, tuy nhiên các bước khai manifest cho đến nay vẫn là một quy trình không mấy dễ dàng. Trong bài viết này, vận tải Phước Tấn sẽ hướng dẫn bạn các bước chi tiết khai Manifest đảm bảo tính chính xác nhất.
Khái niệm manifest là gì?
Thông tin dùng để khai báo hải quan chắc chắn phải trùng khớp với thông tin về lô hàng được người xuất khẩu cung cấp. Hãng tàu và các Forwarder sẽ khai những thông tin này, đó gọi là khai Manifest. Cụ thể, Forwarder sẽ khai manifest cho House Bill of Lading, còn hãng tàu sẽ có nhiệm vụ khai manifest cho Master Bill of Lading.
Khi bên nhận đến nhận hàng bàn giao, cơ quan hải quan sẽ bắt đầu tiến hành đối chiếu các thông tin lô hàng bàn giao cho người nhận trên lệnh giao hàng (hay còn gọi là Delivery Order) với các thông tin mà hãng tàu đã khai trên manifest. Lô hàng sẽ được giao khi thông tin được đối chiếu đã trùng khớp và ngược lại. Do đó việc khai manifest cần tiến hành hết sức cẩn trọng và chi tiết để tiến độ giao hàng cho người nhận được sớm nhất.
Khai manifest ở đâu? Khai báo vào thời điểm nào?
Rất nhiều doanh nghiệp với tiếp xúc với các hoạt động và thủ tục xuất nhập khẩu hàng hóa đường biển đều thắc mắc rằng phải khai manifest ở đâu và phải khai vào thời điểm nào là chính xác nhất.
Cụ thể, người khai hải quan sẽ chủ động lựa chọn hình thức khai báo phù hợp và thuận lợi cho mình nhất, có thể là một trong hai cách sau:
- Khai báo manifest trực tiếp trên cổng thông tin một cửa quốc gia. Mẫu tờ khai theo chuẩn định dạng được công bố bởi Tổng cục Hải quan.
- Khai báo manifest trực tiếp tại trang web của Tổng cục Hải quan.
Tuy nhiên, thực tế các hãng tàu sẽ phải tiến hành khai báo manifest và đưa ra những chỉnh sửa bổ sung nếu có trước khi hàng về tới cảng từ 1 đến 2 ngày theo quy định. Tuy nhiên, hải quan ở nhiều quốc gia khác lại bắt buộc hãng tàu phải khai manifest sau khi tàu đã chạy được 12 tiếng. Một số quốc gia có quy định bắt buộc này điển hình là Trung Quốc và Nhật, sở dĩ quy định này được áp dụng nhằm kiểm soát và ngăn chặn tình trạng buôn lậu hàng hóa.
Nếu việc khai báo manifest bị trễ thời gian quy định, hãng tàu chắc chắn sẽ phải đóng một mức phạt nhất định theo quy định. Dù hãng đã được thông qua nhưng hãng tàu vẫn muốn chỉnh sửa manifest thì sẽ rất tốn kém và khó khăn. Vì điều này mà nhiều hãng tàu tính thêm phí sửa bill của khách hàng.
Các bước khai manifest
Để thuận tiện trong hoạt động xuất hàng cũng như không gây tốn kém thời gian, việc khai manifest cần phải tiến hành tỉ mỉ, chi tiết, chính xác nhất. Hiện nay, trong nước đã áp dụng hệ thống khai manifest online (hay manifest điện tử. Điều này phần nào đã giúp các doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian cho các hoạt động và thủ tục khác.
Đầu tiên, để tiến hành khai manifest, các doanh nghiệp tham gia truy cập vào website của Tổng cục hải quan hoặc website cổng thông tin một cửa quốc gia để bắt đầu tiến hành khai manifest
Sau khi đăng nhập thành công, bước tiếp theo là bạn cần tải mẫu excel sẵn có về và điền các thông tin đầy đủ và chính xác nhất. Đặc biệt lưu ý là bạn sẽ không được thay đổi tên các sheet trong file excel này hoặc không được phép xoá file hay có bất cứ hành động nào khiến các ô sẵn có bị thay đổi. Các sheet sẵn có trong file như sau:
- Declaration list: đây là mục chứa các dữ liệu chuẩn của hệ thống. Tuyệt đối không được động chạm, xoá hay sửa các nội dung ở mục này.
- House Bill of Lading: Đây là nơi dùng để các đơn vị giao nhận tức Forwarder khai báo vận đơn gom hàng.
- Goods Declaration: Đây là mục dùng để khai báo khải khai hàng hoá.
- General Declaration: Đây là mục dùng để khai báo bản khai chung.
- Passenger List: Đây là mục dùng để khai báo danh sách khách hàng.
- Empty Container: Đây là mục dùng để khai báo bảng kê danh sách các container rỗng.
- Crew List: Đây là mục dùng để khai báo danh sách thuyền viên.
- Dangerous goods manifest: Đây là mục dùng để khai báo các mặt hàng có trong danh mục hàng hoá nguy hiểm.
Hướng dẫn chỉnh sửa Manifest
Trong trường hợp cần chỉnh sửa Manifest khẩn cấp khi đã khai báo xong, bạn có thể tham khảo các bước sau, tuy nhiên không nên chỉnh sửa quá nhiều lần:
Bước 1: Sau khi chỉnh sửa bản khai theo các thông tin mới nhất, người khai Manifest cần chọn vào mã hồ sơ của lô hàng và yêu cầu chỉnh sửa hồ sơ.
Bước 2: Khi đến cơ quan hải quan trình báo, người khai Manifest cần chuẩn bị những hồ sơ sau để yêu cầu phía Hải quan chấp nhận bản chỉnh sửa:
- Công văn xin chỉnh sửa/bổ sung Manifest.
- Thư điện tử của đại lý hoặc shipper yêu cầu chỉnh sửa bản khai.
- Master Bill of Lading của lô hàng.
- House Bill of Lading của lô hàng.
Những sai phạm thường thấy khi khai Manifest
Hoạt động khai báo, khai bản kê khai hàng hóa có vẻ trông khá đơn giản thế nhưng cũng rất dễ gây ra sai sót. Dưới đây là một số sai phạm thường gặp phải khi khai Manifest, bạn có thể tham khảo để rút kinh nghiệm cho mình:
- Khai sai hoặc nhầm thông tin container.
- Khai nhầm thông tin giữa CFS/CFS và CY/CF.
- Khai nhầm hàng container thành thành hàng lẻ.
- Khai sai hoặc khai thiếu thông tin về bên xuất khẩu, bên nhập khẩu.
- Khai sai trọng lượng hoặc số lượng hàng hóa.
- Khai sai cảng xếp và cảng dỡ hàng, địa điểm đích,…
Ngoài ra, khi khai báo Manifest online, có một số lưu ý cần ghi nhớ: Mật khẩu đã tạo bắt buộc phải có 8 ký tự trở lên, bao gồm chữ số. Sau khi đăng nhập vào hệ thống, bạn sẽ thấy danh sách các hồ sơ của hãng đã tạo lúc này hiển thị trên màn hình. Truy cập vào quản lý hồ sơ.để thực hiện tiếp tục các bước khai manifest.
Trên đây là toàn bộ những thông tin cần biết về khái niệm Manifest và cách khai báo Manifest. Hy vọng Phước Tấn sẽ đem lại những kiến thức bổ ích về xuất nhập khẩu cho bạn.