Packing list là gì và những điều cần biết

Packing list là gì? Khái niệm packing list hiện nay vẫn còn rất xa lạ đối với mọi người nhất là những ai không tham gia hay làm việc trong ngành xuất nhập khẩu hàng hóa. Bài viết này cung cấp các thông tin về Packing list và những điều cần chú ý xoay quanh Packing list. Cùng Công ty TNHH vận tải Phước Tấn tìm hiểu chi tiết nhé!

Packing list là gì?

Packing List hay tiếng Việt còn được gọi là Phiếu đóng gói hàng hoá. Đây là loại chứng từ dùng để kê khai các danh mục hàng hóa giữa các bên như thỏa thuận của hợp đồng; Thông tin trên bảng kê tương tự như hóa đơn nhưng không cần có các thông tin liên quan đến thanh toán hay đơn giá hoặc trị giá hoặc đồng tiền thanh toán. 

Packing List đóng vai trò quan trọng trong việc xuất nhập khẩu hàng hóa: Packing List cung cấp thông tin về phương thức gói hàng và số lượng hàng, không cung cấp các thông tin về giá trị lô hàng đó. Tất cả thông tin trên phiếu này sẽ giúp người mua biết được người bán đã bán những mặt hàng gì cho mình để dễ dàng đối chiếu và kiểm tra dễ dàng nhanh chóng nhất.

Phân Loại Packing List

Hiện nay thì Packing list( Phiếu đóng gói hàng hóa) được chia ra thành nhiều cách nhưng chủ yếu được chia làm 3 loại sau:

• Phiếu đóng gói chi tiết (Detailed packing list)  nếu nó có tiêu đề như vậy và nội dung tương đối chi tiết.
• Phiếu đóng gói trung lập (Neutrai packing list) nếu nội dung của nó không chỉ ra tên người bán.
• Phiếu đóng gói kiêm bảng kê trọng lượng (Packing and Weight list).

Việc phân loại Packing list sẽ giúp cho quá trình kiểm soát hàng hóa diễn ra một cách nhanh chóng.

Chức năng của packing list

Packing List có chức năng chính là chỉ ra cách thức đóng gói của hàng hóa giúp cho khách hàng biết được các thông số như: trọng lượng tịnh, trọng lượng bao gồm cả bao bì, phương thức đóng gói của hàng hóa, loại hàng hóa, số lượng, quy cách đóng gói,..Dựa vào Packing List khách hàng có thể biết được lô hàng được đóng gói như thế nào, qua đó tính toán được rất nhiều phương diện. 

• Cần bao nhiêu chỗ để xếp hàng hóa. Ví dụ với lô hàng hàng này yêu cầu cần 1 container 20'DC chẳng hạn;
• Phải bố trí phương tiện vận tải bộ như thế nào, chẳng hạn dùng xe loại mấy tấn, kích thước thùng bao nhiêu mới phù hợp;
• Có thể xếp hàng và bốc dỡ hàng bằng bằng sức người hay phải sử dụng sự hỗ trợ của các  thiết bị máy móc chuyên dùng như xe nâng, cẩu…;
• Hàng hóa nằm ở các vị trí cụ thể nào,  phải tìm mặt hàng đó cụ thể nào đó ở đâu (pallet nào) khi hàng phải kiểm hóa, trong quá trình làm thủ tục hải quan.

Một vài điểm cần chú ý khi lập packing list

Khi thực hiện Packing list trong việc xác định quy cách đóng gói thì nội dung trên packing list phải đảm bảo các yếu tố sau:

• Số và ngày lập Packing list
• Tên hàng + mã hàng (nếu có), đơn vị tính, số lượng, trọng lượng.
• Quy cách đóng gói, kích thước kiện hàng của Packing list.
• Dĩ nhiên không thể thiếu thông tin của Seller và Buyer của Packing list.

Packing list là một trong những chứng từ bắt buộc trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu hàng hóa cần phải có để hàng hóa có thể được lưu thông một cách dễ dàng. 

Nội dung chính của packing list là gì?

Một packing list khi nhìn vào sẽ cho khách hàng tìm kiếm được tất cả các nội dung chính như sau:

• Thông tin người mua, người bán.
• Cảng xếp hàng, dỡ hàng.
• Thông tin hãng tàu, số chuyến tàu.
• Thông tin hàng hóa : trọng lượng, số kiện, mô tả hàng hóa, thể tích hàng hóa
• Số hiệu hợp đồng.
• Điều kiện giao hàng.

Ly do cần phải có Packing List trong xuất nhập khẩu hàng hóa

Dưới đây vận tải Phước Tấn nêu lên một vài lý do cho thấy tầm quan trọng của Packing List trong quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa:

• Đầu tiên, nếu bạn không hoàn thành một danh sách đóng gói vô số các vấn đề có thể phát sinh rất nhiều vấn đề gây tổn thất cho doanh nghiệp của bạn. Những vấn đề này có thể là: Khách hàng sẽ không được nhận/gửi được hàng hóa, bị cơ quan hải quan phạt, giữ hàng hóa …
• Thứ hai: Một danh sách đóng gói xuất khẩu nên được gắn chặt vào bên ngoài của mỗi container vận chuyển, tốt nhất là trong một gói không thấm nước và một phong bì được đánh dấu rõ ràng “Danh sách đóng gói kèm theo.” Đó là trách nhiệm của các chủ hàng và đại lý giao nhận để xác định tổng trọng lượng và khối lượng của lô hàng và hàng hóa có chính xác không.
• Thứ 3: Tất cả thông tin về lô hàng xuất nhật khâu sẽ được dựa trên danh sách đóng gói hàng hóa. Các quan chức hải quan tại cảng nhập cảng và cảng xuất cảnh có thể sử dụng danh sách đóng gói để kiểm tra hàng hóa.
• Thứ 4 là: Bất kỳ sai lầm nào trong danh sách đóng gói có thể gây sự lấy hàng (hàng nhập) trễ. Vì vậy tại cảng gửi bạn cần phải chuẩn bị đầy đủ các chứng từ cần thiết để đảm bảo bạn không phải gặp bất cứ vấn đề liên quan đến Packing List cho lô hàng hóa đó.

Trên đây là toàn bộ những thông tin cần biết về khái niệm Packing List và các vấn đề lưu ý về Packing List. Hy vọng Phước Tấn sẽ đem lại những kiến thức bổ ích về xuất nhập khẩu cho bạn.