Proforma Invoice là khái niệm được sử dụng trong lĩnh vực xuất nhập khẩu hàng hóa. Tuy nhiên không phải ai cũng hiểu vê khái niệm này; Có khá rất nhiều người thường nhầm lẫn giữa Proforma Invoice và Commercial Invoice. Vậy Proforma Invoice là gì? Khi nào thì sử dụng loại hoá đơn này? Nội dung của Proforma Invoice đề cập đến những vấn đề nào? Trong bài viết này, vận tải Phước Tấn sẽ trả lời giúp bạn!
Proforma Invoice là gì?
Proforma Invoice (PI) theo tiếng Việt là hoá đơn chiếu lệ. Về bản chất, khách hàng có thể hiểu nó là bản nháp ban đầu của hoá đơn thương mại chính thức của lô hàng. Dựa vào Proforma Invoice khách hàng có thể nắm được những thông tin như: số lượng hàng hóa, mẫu mã hàng, tổng số tiền lô hàng, đơn giá từng sản phẩm chi tiết trong lô hàng,…
Proforma Invoice có hình thức tương tự như 1 hoá đơn nhưng nó không được phép dùng để thanh toán hay đòi tiền. Bên xuất khẩu (người bán) thường dùng Proforma Invoice để thể hiện sự cam kết với bên nhập khẩu (người mua) về những thông tin liên quan đến lô hàng bao gồm cả giá cả.
Sau khi người mua nhận được Proforma Invoice 2 bên sẽ tiếp tục trao đổi và đưa ra sự thống nhất trong các điều khoản thoả thuận. Chính vì thế, hoá đơn chiếu lệ có thể được xem xét và sửa đổi nhiều lần để thoả mãn điều kiện giữa các bên.
Thời điểm phát hành Proforma invoice
Tính đến thời điểm hiện tại thì chưa có một quy định nào nói đến thời điểm phát hành của các hoá đơn chiếu lệ(Proforma invoice). Tuy nhiên, để quá trình giao dịch diễn ra nhanh chóng thì các bên có thể soạn trước một bản PI để căn cứ vào đó để đưa ra các phương án hợp lí và thuận lợi cho cả 2 bên.
Proforma invoice được soạn ra trong những trường hợp nào
Hoá đơn chiếu lệ (Proforma invoice) có thể được soạn thảo trong những trường hợp sau:
- Trường hợp 1: Khi đơn vị xuất khẩu cần đưa ra một chứng từ có đầy đủ thông tin về lô hàng cho bên nhập khẩu. Tất nhiên, vào thời điểm đó, hàng chưa được giao.
- Trường hợp 2: Khi bên nhập khẩu cần có một chứng từ xác nhận giá trị của lô hàng để hoàn tất thủ tục thông quan hàng hoá. Đây là điều kiện bắt buộc ở một số quốc gia và vùng lãnh thổ.
- Trường hợp 3: Proforma invoice được phát hàn khi chưa hoàn thiện được những thông tin cần thiết hoặc chưa thể phát hành được Commercial Invoice. Khi cả 2 bên đã có đầy đủ thông tin lô hàng, người mua cảm thấy ổn thoả về các điều khoản, hàng đã được đóng vào container hoặc được gửi đi thì bên xuất khẩu có thể phát hành hoá đơn thương mại cho lô hàng đó.
Những nội dung được quy định trong Proforma Invoice
Các nội dung cơ của một Proforma invoice bao gồm các mục sau:
- Thông tin chi tiết về bên xuất khẩu và bên nhập khẩu.
- Số và ngày của Proforma invoice.
- Các điều kiện thanh toán mà bên bán mong muốn đưa ra cho bên mua.
- Các thông tin cơ bản liên quan đến lô hàng như đơn giá, tổng giá, số lượng, chủng loại, mẫu mã, cách thức đóng gói của hàng hóa,…
- Port of Loading: Tên cảng bốc hàng.
- Port of Destination: Tên cảng đến dự kiến.
- ETA: Đây là ngày dự kiến hàng được giao đến nơi.
Commercial Invoice là gì?
Commercial Invoice (Hóa đơn thương mại) là hóa đơn do người bán hàng cung cấp. Trên hóa đơn thương mại sẽ thể hiện rõ số tiền hàng mà bên người mua phải thanh toán. Người mua sẽ thực hiện việc thanh toán theo số tiền ghi trên hóa đơn.
Commercial Invoice là 1 loại chứng từ thương mại quốc tế thể hiện. Hóa đơn thương mại xuất khẩu này ghi rõ đặc điểm hàng hóa, đơn giá, tổng giá trị của hàng hóa, điều kiện cơ sở giao hàng ( theo quy định của Incoterms), phương thức thanh toán hay chuyên chở hàng như thế nào.
Vì Sao Proforma Invoice Hay Có Sự Điều Chỉnh
Proforma Invoice có nhiệm vụ như một báo giá của người xuất khẩu gửi cho người nhập khẩu. Người mua hàng và người bán hàng sẽ dựa trên các điều khoản của Proforma Invoice trước để đàm phán những nội dung sau liên quan đến việc sửa đổi hay điều chỉnh lại Proforma Invoice sau cho đến khi đưa đến được sự thỏa thuận cuối cùng giữa các bên:
- Khi Proforma Invoice được đưa ra mà mà phía bên người mua hàng thấy giá quá cao và yêu cầu giảm giá hay thấy thời gian giao hàng quá xa yêu cầu phí người bán một ngày giao hàng gần hơn.
- Nhà nhập khẩu thay đổi số lượng hàng hóa thực tế: lượng hàng có thể tăng hoặc giảm của 1 model hoặc thêm, bớt model,….
- Khách hàng muốn thay đổi phương thức vận chuyển. Ví dụ khách hàng muốn từ vận chuyển đường biển sang đường hàng không khách hàng có thể dùng Proforma Invoice để thay thế cho Hóa đơn thương mại để khai báo Hải quan.
Phân biệt Proforma Invoice và commercial Invoice
Trên thực tế có rất nhiều trường hợp khách hàng đã nhầm lẫn giữa hai khái niệm Proforma Invoice và Commercial Invoice. Nếu chịu khó tìm hiểu bạn có thể dễ dàng phân biệt được hai khái niệm này thông qua các điểm dưới đây
- Về thời điểm phát hành: Proforma Invoice được bên bán phát hành trước khi gửi hàng hoặc khi hàng chưa sẵn sàng để gửi còn Commercial Invoice (hoá đơn thương mại) được phát hành sau khi hàng được gửi hoặc đã hoàn tất đóng vào container, sẵn sàng giao cho bên mua.
- Về nội dung được ghi trên hoá đơn: Proforma Invoice và Commercial Invoice cơ bản có các nội dung tương tự nhau. Tuy nhiên, vì là bản hoá đơn chính thức nên Commercial Invoice sẽ có những thông tin chi tiết và chính xác hơn so với Proforma Invoice.
- Những thông tin trên Commercial Invoice sẽ không được thay đổi còn hoá đơn chiếu lệ các thông tin vẫn sẽ được xem xét và sửa đổi cho đến khi cả 2 bên thòa thuận đưa đến thống nhất cuối cùng.
- Về tính chắc chắn và sự cam kết giữa các bên: Proforma Invoice thể hiện tính cam kết ban đầu giữa người bán và người mua để hai bên hiểu được những thoả thuận chung với nhau. Còn Commercial Invoice xác nhận giao dịch mua bán có tính chất bị ràng buộc trách nhiệm giữa các bên với nhau.
- Về hoạch toán: Commercial Invoice được sử dụng để hoạc toán của cả bên xuất khẩu và bên nhập khẩu. Proforma Invoice thì không.
Hy vọng Công ty TNHH vận tải đã đem đến cho bạn nhiều thông tin bổ ích giúp khách hàng có những kiến thức và hiểu rõ hơn về khái niệm và các ứng dụng của Proforma Invoice trong xuất nhập khẩu hàng hóa. Quý khách quan tâm hay có bất cứ thắc mắc nào cần Phước Tấn hỗ trợ vui lòng liên hệ trực tiếp theo số điện thoại hotline của chúng tôi. Sự hài lòng của quý khách là thành công của chúng tôi!